監修

ビジネスコンサルティング事務所
オフィス・ケイ代表
竹内 一正さん

1957年、岡山県生まれ。徳島大学大学院修了、米国ノースウエスタン大学客員研究員。1981年、松下電器(株)にエンジニアとして入社。VHS、コンピュータ用小型記録メディアなどの磁気記録技術の新製品開発に従事、数多くの特許を出願。
その後、アップルコンピュータ(株)、日本ゲートウエイ(株)にてプロダクトマーケティング部門で実績を積み、メディアリング(株)代表取締役社長などを歴任。2002年に独立しビジネス・コンサルタント事務所「オフィス・ケイ」を設立。新たな価値を生み出すをテーマに、独自のコンサルティングを展開。新技術開発からビジネスプロセスの改革など、幅広く活動中。

メールアドレス:
kaztake@k3.dion.ne.jp

ホームページ:
http://www.office-kei.jp


日常気付かずムダ使いされている経費をなくしていく


前回、Eメールを中心に一度、経費削減をすることで効果のある手段を紹介したが、今回は継続的に努力していくことで効果が期待できるCATの経費削減をすぐできるものを2つ紹介する。

事務用品・備品

今まで多くの会社は、事務用品を大量に業者から購入することで、安く手に入れることが出来たが、まとめて買うことで安くなるのは当たり前である。また、その大量に購入した事務用品が余分なオフィス収納スペースになってしまうのは問題である。

余剰な備品在庫が出ないように消耗度を物品ごとに調べて、消耗が少なくて単品で購入したほうがいい場合は100円ショップを利用するのがいいだろう。現在の100円ショップはほとんどのオフィス用品が手に入り、100円という安価が均一で必要数だけ購入できる。発想の転換をして100円ショップを倉庫だと考えることがお勧めである。また、皆が勝手気ままに購入しないように、事務用品の購入基準と管理基準を必ず作っておくべきである。デフレ時代を逆手に取るのも発想の転換である。

電気料金

電気代は気付かないうちに必要以上にお金がかかっているケースが多い。重要なのはそのことを、社員全員(=当然、社長、管理職も)が危機意識として持っているかどうかである。全員がそれを意識したうえで、工夫することで効果的なアイデアが浮かんでくる。下記の削減リストはあくまでもベースとなるものである。皆が意識して節約していくことで、さらに洗練されたアイデアが生まれてくる。

電気料金の節約・削減リスト

●照明スイッチをこまめに切る
●昼休みの休憩時間は消灯する
●天井照明から手元照明に変える(少ないワット数でより明るく手元を照らせるため)
●白熱灯から電球型蛍光灯にする(単価は高いが寿命が数倍長く、消費電力も低い)
●残業時は照明を切るか、手元照明に(業務を定時内に終わらせることを義務付ける効果もある)
●OA機器は切るか、セーブモードにする(FAXは切らないように注意する)
●CRT機はより省エネの液晶ディスプレイにする(液晶ディスプレイは約半分のワット数)
●エアコンの設定温度は夏28度、冬20度で統一する
●机のレイアウトを個人の体感温度によって変更する(個人差を解消するため)
●扇風機で室内のムラをなくす(エアコンは扇風機の15倍の電力消費と認識しておくこと)

少ない資金でオフィス家具や事務機器を購入する


オフィスで不足しているオフィス家具や事務機器などは、すぐに新品で購入するという発想は変えておくべきである。それでは、どうやって手に入れるのか?一つは「中古品」を購入する方法。もう一つは、購入せずに「レンタル」もしくは「リース」する方法である。少ない資本金、運転資金でわざわざ外部に見えないオフィス内の物に余分なお金をかけるのはムダである。中古やレンタル、リースの利点を踏まえたうえで、どう手に入れるのか検討しよう。

中古品

中古の商品というと、人の使った使い古しで、ボロボロの傷が付いた商品をイメージしてはいないだろうか。そういう方は、一度インターネットで中古品市場を見てみることをお勧めする。質の良いオフィス関連の品が並んでいるはずである。

理由としては、倒産する会社が増えていることと、事業縮小などによる事務所サイズの縮小などが挙げられる。ほとんど新品に近い商品が手に入るわけだから利用しない手はないだろう。ただし、メリットだけではなくデメリットもあるので、それを踏まえた上、検討してみてはいかがだろうか。ただし、最近はPSE法の導入によって電化製品の中古販売に厳しくなっている。安全マークのない商品は違法販売になるので、購入は避けるべきだろう。



レンタル・リース

オフィスでの必要物品を揃えるには購入する以外に、レンタルとリースという方法がある。レンタルとはレンタル会社が持っている物品を借り受けるものである。従って、厳密には新品の物品を使用できるわけではない。期間は比較的に短期間になる。リースはリース会社がメーカーから商品を買い取り、利用したい会社に貸すシステムである。月々リース料金を支払うが、所有権はリース会社にある。利用期間は長期間が多く、リース料金を経費として処理できる利点がある。

また、会社のキャッシュフローを圧迫しないというのがリースの大きなメリットである。しかし、契約期間中の解約は出来ないので注意が必要である。

下記に有効な利用の仕方を記載してみるので参考にしてみるといいだろう。

方法 事業がまだ軌道に乗っていないときは、レンタルを利用して事務機器、オフィス機器を揃える。
軌道に乗ったらリースで新規の事務用品を揃えていく。
方法 少ない資金を有効に利用するために、オフィス用品の中古品をリースで取り扱う。
条件にあったリース会社選びが重要になる。
ただし、リース契約期間中に会社がつぶれない自信がなくてはならない。この方法がもっとも出て行くお金を少なく抑えることが出来る。

常に勉強することを怠らずにいる心構えで望むべし


市場の変化のスピードと競争の過酷さは増していくばかりである。今後、あなたが遭遇する問題の回答は、どれだけあなたの過去の知識や経験を組み合わせても探し出せないと心得ておくべきである。

今回、紹介した具体的な方法も明日には使えない可能性もある。しかし、経費削減をするために発想を転換することや、会社全体での経費削減手順などは普遍である。経費削減をすることがマイナスであると捉えずに、考えようによっては社内全体が一つになるプラス材料としておこなっていくべきである。