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ビジネス文書の基本ルール

ビジネス文書には日常生活での手紙と違いルールがあります。まずは基本となるルールを覚えておきましょう。

1.文章を簡潔にする
ひとつのセンテンスを短くしましょう。どうしても長くなる場合は、「箇条書きにする」「要約をつける」などして、わかりやすくすることが大事です。
2.タイトルをつける
何について書かれた文章なのかが内容がひと目でわかるようにタイトルを必ずつけましょう。
3.結論を先に明記する
ビジネス文章の場合、説明や解説が長いものは受け手に対しての配慮に欠けるといえます。順番は「結論→原因・経過→意見・提案」となるようにしましょう。
4.事実に基づいて作成する
データ等を記載する際、正確なものかどうかを確認すること。また、自分の感想やあいまいな表現はできるだけさけることも大事です。
5.難しい用語は使わない
季節の挨拶などは必要ですが、可能な限り専門用語や外国語など難しい用語は使わないようにしましょう。これは読み手を限定するため文章の効力が弱くなってしまうからです。

ちなみに… ビジネス文章は横書きが原則です!