監修

ビジネスコンサルティング事務所
オフィス・ケイ代表
竹内 一正さん

1957年、岡山県生まれ。徳島大学大学院修了、米国ノースウエスタン大学客員研究員。1981年、松下電器(株)にエンジニアとして入社。VHS、コンピュータ用小型記録メディアなどの磁気記録技術の新製品開発に従事、数多くの特許を出願。
その後、アップルコンピュータ(株)、日本ゲートウエイ(株)にてプロダクトマーケティング部門で実績を積み、メディアリング(株)代表取締役社長などを歴任。2002年に独立しビジネス・コンサルタント事務所「オフィス・ケイ」を設立。新たな価値を生み出すをテーマに、独自のコンサルティングを展開。新技術開発からビジネスプロセスの改革など、幅広く活動中。

メールアドレス:
kaztake@k3.dion.ne.jp

ホームページ:
http://www.office-kei.jp


発想を生み出すために経費削減の種類を理解する


次に経費削減の性質を知っておこう。削減項目は大きく分けると2つに分かれる。一つは「継続の効果」で、もう一つが「努力の場所」である。

まず「継続の効果」についてだが、これはさらに二つの種類に分類される。一度、削減行為の大ナタを振るうとその効果が継続するという性質のものOAT(One-Time Action Typeの略)と常に経費削減の努力を継続しなければいけない性質のものCAT(Continuous Action Typeの略)である。

2つ目の性質の「努力の場所」も二つのジャンルに分かれる。自社で取り組むことになる「自社努力」と他社が取り組む「他社努力」の2種類である。下記の参考例のように自分たちの取り組む経費削減項目を振り分けてみよう。また、そうすることで、さらに新しいアイデアが生まれてくるはずである。

経費削減項目の性質と種類




変更することで効果が継続する経費削減


ここからは経費削減の具体的なノウハウを紹介してみよう。まずは、一度経費削減に取り組めば継続して効果を期待できるOATに属する経費削減項目である。ただし、効果が継続するといっても、さらに安くて、効率のいいサービスがでたときに切り替えられるように最新の情報を収集しておくことは重要になる。

今回はインターネット回線を社内でネットワーク化した際に有効にパソコンを利用できるような事柄を記載してみる。

通信費

第2回でもふれたが、Eメールは使い方によっては大きく経費削減を期待できる。
電話との比較からメールを使うメリットをよく考慮してもらいたい

■Eメールのメリット





プロバイダーとの契約をネット使い放題にしておけば何通相手とやりとりをしても料金は月間定額である
相手の時間を選ばずに連絡のやりとりが出来る。
一度のメールで社員全員に情報を共有させることが可能。
通信情報が残るので、伝達確認などもすぐわかる。

■電話のデメリット







通話時間に応じて料金が加算されていくため高額になることもある。
相手が電話口にいなくては連絡をとれないうえ、時間を選ぶ。
情報が自分と相手の2人だけにしか共有させることができない。
言った、言わないなど記憶に頼ることになり不毛な論争を呼ぶ。


−Eメールの効果的な使い方−

社内でEメールを使う際はガイドラインを設けて統一した社内での認識を持つことである。

●社内での使用には挨拶文などはつけない
●用件は箇条書きにして、簡潔な内容で記載する
●敬語は必要最低限にする(内容がぼやけてしまうため)
●送信エラーもあるので必ず受け取ったら返信をする。
最低限これらのルールを守ることで効率的な社内での情報共有が出来、なおかつ通信費のコストを削減することも可能にする。今まで電話でやりとりしていたことを、メールに切り替えてみることをお勧めする。

新聞・雑誌・書籍

何冊もの雑誌、新聞を定期購入している会社は多いが、経費削減をする際は利用実態を調べた上で効果の低い雑誌や書籍は購入を中止すべきである。

特に新聞は朝日、読売、毎日、日本経済新聞の四紙を購入している会社はただちに購入をやめるべきである。それぞれの新聞社のホームページから情報は十分に収集できるうえ、新聞以上に最新の情報が手に入り、購読料も無料である。他の専門紙が必要な場合は十分に検討したうえで、決定を下すべきだろう。

新聞社4社のホームページ
朝日新聞 http://www.asahi.com/
読売新聞 http://www.yomiuri.co.jp/
毎日新聞 http://www.mainichi.co.jp/
日本経済新聞 http://www.nikkei.co.jp/

会議の効率化

自社の会議に関して、まずは以下の4つのチェック項目をYES/NOで答えてみて欲しい

会社の生産性チェックリスト


もし一つでも当てはまる項目があれば、その会議は非常に生産性の低い形だけの会議である。生産性の高い会議とは、提示された議題に、いかに効果的な解決策を導き出すかである。もし「結論の出ない会議」に十人が参加して、二時間行われたとしたら仮に時給が2,500円として一回で50,000円のムダである。もしこれが、毎週行われていれば年間で数百万円もの損失になるのである。効率のいい会議を行うために以下の表を参考にして、結論の出る会議にしてみてもらいたい。

会議の効率的な進め方