山本 直人

【職業】
株式会社ドリコムにて社内ブログソリューション「ドリコムブログオフィス」の販売を担当

【プロフィール】
1978年生まれ。九州大学経済学部経済工学科卒業後、2001年に大手インターネット関連企業に入社。 インターネットプロモーションの企画営業を担当。 その後、2002年に人材開発トレーニング会社にて企業の人材教育研修の提案営業・企画業務を経て、2005年6月株式会社ドリコムに入社。社内ブログ「ドリコムブログオフィス」の営業責任者となり現在に至る。

   

株式会社ドリコム
http://www.drecom.co.jp/

   
はじめに
企業においてナレッジマネジメントは企業経営の重要な要素となると言われています。
多くの企業は「情報を共有したい!」と多額のIT投資を行っていることでしょう。
しかし、実際に社内での情報共有はできていますか?
今回はそんなナレッジマネジメントの現状について述べていきます。
企業におけるナレッジマネジメントの現状
ナレッジマネジメントのニーズは以前から存在してきました。例えば、「社内にあるすべての情報が集約されたポータルを作りたい」「グールプウェアで情報の一元管理をできるようにしたい」と考え、多額のIT投資を行ってきましたが、相反するように多くの企業では、 企業内のIT化が進むにつれ、多くの情報が氾濫し分かりにくくなっています。
欲しい情報が見つからない、複雑で使いきれないといった声も増え続け、きちんと社内の情報共有ができている企業というのは驚くほど少ないのが現状です。
参考データ Ъ卞發涼亮韻筌離Ε魯Δ龍νレベル

引用  http://research.goo.ne.jp/Result/000354/
「企業内コミュニケーションの実態」に関する調査結果
gooリサーチ結果 (No.135)より

上記のデータを見ると実に情報共有ができていないのがわかります。

では、どのようなツールを企業では活用しているのでしょうか?
それが次のデータになります。ほとんどの企業は情報共有の手段としてメールを利用しています。イントラネット、グールプウェアを活用している企業は半分からそれ以下。その他のツールはほぼ使われていない姿が見えてきます。
参考データ◆Ъ卞發離灰潺絅縫院璽轡腑鷦蠱

引用  http://research.goo.ne.jp/Result/000354/
「企業内コミュニケーションの実態」に関する調査結果
gooリサーチ結果 (No.135)より

様々なツールに投資しながら、結局は手軽に活用できるメールに頼りきった情報共有を行っていることを示しています。読者の皆様も納得できる部分があるのではないでしょうか?

下記のデータに現状のナレッジマネジメントの抱える課題が現れています。
参考データ:社内情報共有ツールの問題点

引用  http://research.goo.ne.jp/Result/000354/
「企業内コミュニケーションの実態」に関する調査結果
gooリサーチ結果 (No.135)より

このデータは社内の情報共有を行う際に社員が感じている問題点の内容です。一番はやはり情報を見つけられないという課題が挙がります。行き違いや二重対応というのも、情報が上手く見つからないがゆえに起こる問題ということです。

自ら作成したドキュメントを共有する場合も、今のままでは様々な手間がありませんか? 「社内にメールで回さなければ・・」「ファイルサーバに入れなくては・・」ととても繁雑なフローを通らないといけない企業が多くあるのではないでしょうか。

ナレッジマネジメントを有効に活用するためには情報を扱う中で、3つのフェーズに分けて考える必要があります。

.個人ベースで多くの情報を共有していく「発信フェーズ」
.自分に必要な情報をリアルタイムで取得していく「収集フェーズ」
.あとで必要な時に必要なものを発見できる「検索フェーズ」

これらを現状のナレッジマネジメントツールに当てはめ、考えてみましょう。
  1. メールはリアルタイムで相手に伝えたいことを伝達するツールです。「発信フェーズ」と「収集フェーズ」においては比較的有効なツールですが、一番の課題は「検索フェーズ」です。過去に送られてきたものを再活用しようにも難しく、自分の業務以外の範囲は探しようもありません。
  2. イントラネットは「収集フェーズ」「検索フェーズ」を主な目的に作られていますが、リアルタイム性が欠けます。管理者が情報発信する仕組みにより、一部に負担が集中してしまい、活用されなくなります。
  3. グループウェアは「発信フェーズ」「検索フェーズ」に主眼を置いているツールです。ただ複雑なために面倒で使われなくなってしまいます。
現状ツールの抱える課題を解決する為に
企業内のナレッジマネジメントを実現する為には、上記の3つのフェーズに着目し、それぞれのフェーズにおける最適な方法を適用しつつ全体としてシームレスに連携するような仕掛けを用意する事が必要になります。またツールが増える状況は多くの社員にとってデメリットなので、少なくとも±0の状況で行えることが最低限の条件になります。

ここでのポイントは

.「簡単」情報を発信するのも簡単、利用するのも簡単、管理者も手間掛からず。
.「自動」自動で最新情報が収集され、更新されていく。
.「探しやすい」後から様々な方法で探し出せる仕組みが用意されている。

実はこのポイントというのはまさに現在インターネットの世界では注目されているWEB2.0の流れに沿ったナレッジマネジメントの考え方になります。一元集中管理で情報を整理整頓しようとするのではなく、社員個人個人が自分の持ちやすい形で情報を持ちながら、結果的に共有され、再利用されていきます。